發新聞稿給記者很難?資深公關專家建議您發稿前一定要這樣做

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發新聞稿給記者很難?資深公關專家建議您一定準備媒體工具包,也稱為新聞工具包,是一組預先打包的行銷材料,用於宣傳個人、企業或事業。

媒體工具包是將品牌介紹給可能不熟悉品牌的人的絕佳方式,例如影響者、活動參與者、記者或潛在客戶。

媒體資料包是第一印象,這意味著這些材料應該讓人們想要更多地了解您的品牌,提供他們公司的新聞報導,並回答以下問題:“我需要了解這項業務嗎?”。

雖然媒體工具包是有關品牌的信息的集合,但並非所有媒體工具包看起來都一樣。事實上,一個展示品牌個性的創意媒體工具包,比一組簡單的文件更有可能獲得成功。

媒體工具包歷史

最初開發媒體工具包時,它們是包含打字紙和黑白照片的文件夾。

1993 年的 Apple 媒體工具包甚至包括展示其最新技術的物理幻燈片。媒體資料包過去常常在新聞發布會或其他大型活動的宣傳之後展示,但從 2000 年代初開始,最佳實踐轉向通過電子郵件進行個性化宣傳。

今天,大多數媒體工具包都是通過在線新聞編輯室進行宣傳的,或者是附在公司主要網站上的網頁,其中包含公司所有最相關的新聞和公共關係信息。

大約五年前,在線新聞編輯室成為最佳實踐,它們取代了 PDF 格式的媒體工具包。在線新聞編輯室上直播的媒體工具包易於更新,對用戶更加友好,並且能夠被搜索引擎索引以提高在線知名度。

多年來,有一件事始終如一:媒體工具包的目的是充當新聞工作者或媒體來源的一站式信息商店,以撰寫有關公司的專題報導。

媒體工具包中包含什麼?

媒體工具包和其他信息的自定義選項幾乎是無窮無盡的,但這些部分是一個很好的起點:

• 描述品牌和公司歷史的 關於 部分

• 如何取得聯繫、社交渠道的連結以及是否可以接受採訪或諮詢(如果適用)

• 品牌統計,包括推出日期、總部、員工人數、服務客戶等。

• 公司發布的新聞稿和重大公告的鏈接和摘錄

• 媒體資產,包括LOGO、關鍵員工的頭像、網站截圖和產品影片

• 公司未來的使命宣言和目標

• 對潛在客戶和合作夥伴的報價

• 贊助指南,例如發布頻率、描述品牌時使用的詞語以及公司願意為哪些類型的內容付費

• 為什麼用戶應該關心產品以及產品如何改善他們的生活

誰會看到媒體工具包(以及為什麼重要!)

媒體工具包是來到網站尋求媒體報導信息的記者和內容創作者的必備工具。媒體工具包提供了他們需要的所有詳細信息,這意味著他們不必直接聯繫公司。

雖然這是一個明確的好處,但這也意味著媒體工具包需要成為品牌的最佳代表。從這個意義上說,媒體工具包取代了可能與撰寫有關業務的人進行的電話、採訪或面對面介紹。

在 2020 年,媒體工具包也是一種特別有用的工具,可用於與有影響力的人和其他希望推廣自己及其產品的品牌建立合作夥伴關係。直接影響媒體工具包,或者他們可能會自己遇到它。

無論哪種方式,使用媒體工具包吹噓公司的成功都很重要。從這個意義上說,媒體工具包就像一份簡歷,向潛在的商業夥伴展示了品牌可以為他們提供什麼,以及他們為什麼應該選擇與公司合作。

現代媒體工具包的好處

在當今世界,尤其是鑑於 COVID-19 大流行,業務正變得越來越數字化。位於公司網站或在線新聞編輯室的數字媒體工具包對媒體目標有利。

現代媒體工具包是面向未來且適應性強的。無論公司是想在社交媒體上推廣其媒體工具包、在 LinkedIn 上發布帖子,還是通過 Instagram DM 向內容創建者發送鏈接,它都可以在任何平台上鍊接媒體工具包。

此外,該公司可以選擇根據需要對媒體工具包進行更新,並修復發布後發現的任何錯誤。

沒有理由強調印刷在 100 份材料的物理副本上的錯別字。數字媒體工具包還可以完全控制記者在報導品牌時使用的媒體。創建引人注目的視覺效果來說明品牌的故事並使公司更具吸引力。

Stripe 新聞編輯室中的媒體工具包在一個地方提供資源、新聞報導、用戶故事和品牌資產。

總體而言,強大的現代媒體工具包應該增加入境公關注意力,並為記者提供他們想要展示品牌所需的信息。

創意媒體工具包的想法

媒體工具包的格式因公司而異。有些看起來像簡歷,使用項目符號列表,而另一些則使用信息圖表和視覺效果來傳達有關品牌的有價值信息。

儘管當今大多數媒體工具包都是數字化的,但一些品牌仍將實體媒體工具包用於大型活動,例如會議和大會。

我們匯總了一個列表,其中包含一些可能適用於品牌的不同類型媒體工具包的頂級示例:

• 聖地亞哥動漫展等活動的媒體工具包需要關注當天的細節,以確保成功報導,例如日期和時間、主要發言人和小組討論

• 化妝品和美容產品公司絲芙蘭的媒體工具包提供了他們的使命宣言以及他們的 Beauty Insider 計劃和移動應用程序的詳細信息

• 為了給頂級媒體目標留下深刻印象,發送帶有個性化介紹信和產品樣本的實體新聞資料袋可能是脫穎而出的好方法

• Canva 等在線圖形設計程序為適合品牌的媒體工具包提供快速、簡單且可自定義的模板

• 客戶服務公司 Zendesk 甚至在他們的媒體工具包中加入了互動元素,被稱為“Brandland”,讓訪問者可以了解品牌、查找資源並提出問題

衡量媒體工具包的成功

一個成功的媒體工具包應該使用信息量最大、簡潔且引人入勝的內容,以便吸引讀者和潛在讚助商。

這是一個展示成功並通過展示統計數據和推薦向其他品牌和記者證明公司為何是寶貴資產的好地方。工作、產品和員工的圖片也增加了個人風格。

雖然媒體工具包的目的是吸引新聞報導和影響者合作,但公司使用它來定義目標受眾也很重要。

通過包含影響者的讚助指南等,它可以對誰選擇撰寫以及他們如何描繪品牌進行一些控制。簡而言之,媒體工具包是向潛在品牌和投資者推銷自己的最佳方式之一——確保它很重要!

媒體工具包的持久影響

媒體工具包通常是記者、媒體和影響者將看到的品牌最重要的代表,有時是唯一的代表。

無論它們看起來如何,它們有多詳細,以及它們採用什麼形式,目標都是一樣的——給潛在的廣告購買者所有想要聯繫的理由(和機會)。

媒體工具包可以成為品牌成敗的機會。一個強大的媒體工具包,既具有視覺吸引力,又提供豐富的信息,向潛在的合作夥伴展示您有條理、一絲不苟和專業。

它使記者的工作更輕鬆,無需準備冗長的宣傳,最重要的是,讓訪問者感覺他們正在了解您的公司。

在數字時代,信任是成功企業的最大組成部分。

如果消費者和記者信任這家公司,他們會希望在未來跟隨它並與之合作。現在,該公司擁有創建展示品牌的成功媒體工具包所需的所有資源。

線上新聞資料包中應包含哪些內容?

儘管一些企業仍然聘請公關公司發送傳統的新聞資料袋,但大多數企業已經認識到將他們的新聞資料袋轉移到網上的優勢。如果企業沒有新聞資料袋,那麼它就無法向潛在客戶提供有價值的信息。互動且有趣的新聞資料包包括故事創意、音頻和視頻剪輯、情況說明書、背景資料、推薦書和虛擬導覽。

最好的新聞資料袋使記者能夠方便地了解產品或品牌,並訪問他們可以在專題報導中使用的信息和照片。下面給出了一個強大而有效的新聞工具包的組件,這些組件將為客戶提供價值並幫助建立知名度。

公司歷史

三到四個段落可以用來概括公司的主要里程碑,包括成立日期、主要產品發布日期、擴展、重要獎項和其他新聞。最後的註釋可以提到最近最重要的新聞。

背景資料

對於記者來說,背景資料很有幫助,因為它包含事件或產品的歷史。精心製作的背景資料可以增加品牌的可信度以及被媒體發布的機會。像亞馬遜這樣的大公司可能不需要包括背景資料,因為大多數媒體都聽說過。對於較小的企業,明智的做法是包含突出顯示有關企業的重要信息的背景資料。

情況說明書

情況說明書是對記者需要了解的項目的非常簡短和簡明的概括,以便為公司提供準確的報導。這包括產品名稱、定價、購買地點、員工人數、企業與競爭的區別以及其他關鍵信息。包括常見問題解答也可能很有用,特別是如果產品或服務本質上是技術性的並且會定期更改。Fast 公司的新聞資料袋就是一個很好的例子。它是全面的、直觀的和最新的。

員工簡歷

在簡歷中添加頭像,讓企業看起來更人性化,並幫助深入了解其領導願景。是否有成員可以出席採訪、專家評論和演講活動也很重要。簡歷可以包括當前角色以及他們如何幫助媒體。

新聞稿

最近有新聞價值的公告也構成了重要的新聞資料袋元素。它們應該是最新的並定期更新以保持新鮮感。這不僅使記者或潛在客戶一眼就能找到重要新聞,而且還增加了提及公司及其產品的搜索引擎點擊率。新聞稿標題應清晰簡潔地描述其內容,以便媒體更容易尋找具體公告。

感言

可以從客戶最近的演講和推薦中使用簡短的音頻剪輯。音頻剪輯可以伴隨更多照片,以獲得更大的衝擊力。

多媒體元素

各種尺寸和分辨率的主要產品的數位照片可以幫助部落客和記者展示企業。短影片也可用於產品演示。360度攝影可以將產品展示出最佳優勢。可下載的產品規格頁面也很有幫助。也可以使用最近網絡研討會的視頻剪輯。

聯繫信息

為避免錯過任何機會,明智的做法是指明誰是媒體詢問的最佳聯繫人,並包括可以聯繫到該人的方式。聯繫人必須是始終檢查其電子郵件或語音郵件的人。

新聞資料包要點

無論是媒體資料袋、新聞資料袋、EPK 還是任何其他名稱,它都是業務運營的重要元素。公司應將新聞資料袋視為其業務的簡短簡歷,其中包含最好的和最精心策劃的內容。大公司和小公司都可以從創建自己的新聞資料袋中受益,這些資料袋應該隨時可用。新聞資料袋是任何一組精選的資產和資源,用於傳達公司的品牌並講述其故事。

過去,記者們講述了這些故事,但如今,從影響者到博主,再到普通消費者,任何人都可以從公司的新聞資料袋中受益。公司不必向每個潛在的記者、合作夥伴、客戶或投資者單獨推銷他們的整個產品或服務,新聞資料袋可以完成大部分工作。在新聞資料袋的幫助下,公司可以在任何想听到的人面前準確地描繪出自己的形象。這也是與任何正在尋找的人分享有關企業的任何重要信息的最佳和最快的方式。

過去,新聞資料包是通過拇指驅動器、CD 手動發送的,甚至是打印後發送給記者的。如今,它們通常在線託管或通過電子郵件作為附件或可下載鏈接發送。事實上,在公司網站上託管新聞資料袋已成為行業標準。該標準為公司提供了很大的自由來保持其所有新聞資料包內容的新鮮和更新,以便任何尋找該信息的人都可以獲得最新數據。

哪些公司需要新聞資料袋

儘管新聞資料袋主要由大品牌和公司使用,但如今,由於互聯網,這種有益的工具重新流行起來。實際上,任何企業都可以創建自己的新聞資料袋。新聞資料袋也非常適合藝術家和電影製作人等創意專業人士。從本質上講,任何試圖獲得媒體報導或將其品牌傳達給世界其他地方的人都需要一個新聞資料袋。

基本新聞資料袋元素

無論一家公司決定在自己的新聞資料袋中包含什麼內容,都將非常適合其利基市場或行業。但是,每個新聞資料袋都需要一些項目,包括有關業務的最重要信息,以及展示員工及其成就的傳記。他們還需要有使用過公司產品或服務的其他人的推薦和報價、高分辨率圖像和徽標、聯繫信息、有關產品或服務的情況說明書,以及公司所有社交媒體的連結帳戶。

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資料來源:5wpr

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